Identifikasi Struktur Surat Dinas

Identifikasi Struktur Surat Dinas – Siswa dapat mengindentifikasi struktur surat dinas dengan baik

(sumber gambar: www.flickr.com)
Apakah kalian pernah mengikuti perlombaan antarsekolah atau diundang oleh suatu lembaga untuk menghadiri sebuah acara? Saat suatu lembaga mengadakan acara, baik itu berupa perlombaan maupun seminar, pihak penyelenggara akan memberitahu khalayak umum tentang acara tersebut. Salah satu cara pemberitahuannya adalah dengan menulis surat. Misalnya, lembaga pendidikan di salah satu wilayah Jawa Barat akan mengadakan pelatihan menulis untuk guru. Lembaga tersebut akan memberikan surat pemberitahuan resmi kepada pihak pemerintah dan setiap sekolah yang sudah ditentukan sebelumnya.

Perhatikanlah contoh surat berikut ini.

Setelah kalian membaca surat tersebut, dapatkah kalian membedakan surat itu dengan bentuk surat pribadi? Surat yang telah kalian baca tersebut adalah salah satu bentuk surat dinas. Kalian dapat memperhatikan bagian awal surat. Pada awal surat terdapat kepala surat atau kop surat yang menuliskan identitas instansi, yang terdiri atas, nama instansi, alamat, kode pos, nomor telepon, dan nomor faksimile. Selain itu, sebaiknya kop surat menggunakan logo instansi.

Setelah kepala surat, ada beberapa struktur surat dinas yang perlu kalian pahami, di antaranya:

1. Tanggal surat
Tanggal surat memberikan keterangan tentang waktu penulisan surat. Dalam surat dinas kita tidak perlu mencantumkan tempat karena hal itu sudah tercantum dalam kop surat.

2. Nomor surat
Nomor surat disusun berdasarkan nomor urut penulisan surat, kode surat, dan tahun, misalnya Nomor: 56/D2/2014

3. Lampiran
Bagian surat ini digunakan untuk memberikan keterangan jika ada dokumen yang disertakan dalam surat.

4. Hal
Hal surat memberikan keterangan tentang perkara atau soal yang akan dibicarakan dalam surat.

5. Alamat surat
Alamat surat ini menjadi bagian surat yang ditulis untuk penerima surat.

6. Salam pembuka
Salam pembuka dalam surat diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan koma, misalnya Dengan hormat,

7. Alinea pembuka
Alinea pembuka dalam surat menjadi pengantar atau pendahuluan untuk mengutarakan maksud yang akan disampaikan. Walaupun disebut alinea pembuka bagian ini tidak lebih dari satu kalimat. Pada pembuka surat ini ditandai oleh kata-kata seperti dengan ini, bersama ini, berkenaan dengan, dan sebagainya.

8. Alinea isi
Bagian ini mencangkup hal-hal inti yang akan disampaikan penulis surat kepada penerima surat. Penulis surat perlu memperhatikan penggunaan kalimat yang jelas dan tidak bertele-tele agar maksud yang hendak disampaikan dapat dipahami oleh penerima surat.

9. Alinea penutup
Pada bagian ini terdapat ucapan terima kasih atau ungkapan harapan.

10. Salam penutup
Salam penutup pada surat ditandai dengan kata-kata hormat saya, hormat kami, salam kami, dan sebagainya.

11. Nama jelas pengirim dan tanda tangan
Penulis atau pengirim surat perlu melengkapi surat dengan nama lengkap dan tanda tangan. Dalam surat dinas lebih baik menuliskan jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas.

Surat dinas menjadi salah satu bentuk surat resmi yang harus memperhatikan penggunaan bahasa dan EYD yang baik, termasuk dalam penulisan beberapa jenis surat dinas lainnya, yaitu surat panggilan, surat keputusan, surat laporan, surat pengantar, surat pemberitahuan, surat susulan, surat perjanjian, surat peringatan/teguran, surat pemerintahan, dan surat permintaan/permohonan.

Poin Penting

Ada beberapa poin penting yang dapat kalian pelajari dari topik ini, yaitu sebagai berikut.
1. Struktur surat dinas adalah kepala surat atau kop surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran, hal surat, alamat surat, salam pembuka, alinea pembuka, alinea isi, alinea penutup, salam penutup, serta nama jelas dan tanda tangan.

2. Selain itu, ada beberapa jenis surat dinas, yaitu surat panggilan, surat keputusan, surat laporan, surat pengantar, surat pemberitahuan, surat susulan, surat perjanjian, surat peringatan/teguran, surat pemerintahan, dan surat permintaan/permohonan.

Identifikasi Struktur Surat Dinas | lookadmin | 4.5